Zuletzt aktualisiert am

Reisen

Geschäftsreisen in die USA: Visabestimmungen sorgen häufig für Verwirrung

Die Reisebranche und auch Reisende haben es in den vergangenen Jahren pandemiebedingt nicht ganz leicht gehabt. Steigende Energiepreise, Personalmangel und die Inflation stellen aktuell neue Herausforderungen dar. Dennoch ist die Reiselust nach wie vor groß. Doch nicht jeder Reisende ist zum Vergnügen unterwegs. Geschäftsreisende können sich Reiseziel und Reisezeit kaum aussuchen. Vor allem bei Fernzielen ist der Organisationsaufwand zudem oft hoch.

Zu den häufigsten Zielen für geschäftliche Fernreisen zählen die USA. Auch viele Unternehmen in Franken hegen geschäftliche Beziehungen dorthin. Und hier sorgen gerade die Formalia oft für Verwirrung. Denn in den USA gibt es unterschiedliche Visabestimmungen, abhängig vom Grund und der Dauer der Reise.
Bei Verstößen verstehen die amerikanischen Behörden keinen Spaß und immer wieder kommt es für Reisende zu Komplikationen. Wer geschäftlich in die USA muss, sollte sich deshalb rechtzeitig einen Überblick verschaffen.

Geschäftsreisen unter Umständen auch ohne Visum möglich
Deutschland zählt zu den Staaten, die am amerikanischen Visa-Waiver-Programm (dt.: Visa-Erlassungs-Programm) teilnehmen. Staatsbürger der teilnehmenden Staaten können unter bestimmten Voraussetzungen ohne Visum in die USA einreisen. Stattdessen benötigen sie die elektronische Einreisegenehmigung ESTA, die man über ein vereinfachtes Verfahren erhält. ESTA wird landläufig gern als Touristenvisum bezeichnet. Tatsächlich ist die Einreisegenehmigung aber kein richtiges Visum. Und sie kann nicht nur von Urlaubsreisenden, sondern auch von Geschäftsreisenden genutzt werden.
ESTA beantragen, kann man relativ einfach in elektronischer Form gegen eine geringe Gebühr über das Internet. Wird die Genehmigung erteilt, gilt sie für zwei Jahre und kann danach erneuert werden.
Wer deutscher Staatsbürger ist und geschäftlich in die USA reist, kann prinzipiell diesen einfachen Weg nutzen. Es müssen aber einige Voraussetzungen erfüllt sein. ESTA ist etwa nur dann eine Option, wenn der Aufenthalt in den USA maximal 90 Tage umfasst. Insbesondere bei Geschäftsreisen können noch weitere Faktoren wichtig sein. Bei der Einreise mit ESTA muss beispielsweise bereits ein gültiges Rückreiseticket vorliegen. Nicht jeder geschäftliche Aufenthalt lässt sich so planen. Reisende dürfen außerdem keiner entgeltlichen Tätigkeit in den USA nachgehen. Entscheidend ist dabei die Entlohnung. Sie darf auf keinen Fall von amerikanischer Seite erfolgen. Wer beispielsweise in die USA reist, um dort aus Deutschland importierte technische Anlagen zu warten und dann direkt vom amerikanischen Unternehmen Geld dafür erhält, handelt nicht ESTA-konform. Anders sieht es aus, wenn man die Tätigkeit im Auftrag des deutschen Arbeitgebers ausführt und allein durch ihn bezahlt wird.

Wann das Visum Pflicht ist
Nicht für jede Geschäftsreise ist ESTA die richtige Wahl. Für jeden Aufenthalt, der über 90 Tage hinausgeht, brauchen USA-Reisende ein Visum. Auch wer einer von amerikanischer Seite bezahlten Tätigkeit nachgehen will, kommt nicht ohne Visum aus. Das bekommt man von einer amerikanischen Botschaft oder durch ein US-Konsulat. Bei der Einreise braucht man das Visum dann, um die Aufenthaltsgenehmigung (I-94) zu erhalten. Beantragt werden, sollte ein Visum immer frühzeitig, da die Bearbeitung sich über mehrere Wochen hinziehen kann.
Allerdings gibt es nicht ein Visum für alle Fälle, sondern mehrere Varianten. Welche man braucht, ist nicht immer ganz leicht zu durchblicken.
In vielen Fällen ist für Geschäftsreisende das B-1 Visum die richtige Wahl. Es handelt sich um ein spezielles Visum für befristete Geschäftsbesuche (Temporary Visitor for Business). solche Reisen dürfen maximal sechs Monate dauern und – wie beim ESTA-Verfahren – darf keiner bezahlten Tätigkeit für ein US-Unternehmen nachgegangen werden. Wer das Visum braucht, muss persönlich bei der Botschaft oder beim Konsulat vorstellig werden. Dort kommt es dann insbesondere darauf an, glaubwürdig zu versichern, dass man auf jeden Fall nach Deutschland zurückkehren will. Ein kombiniertes B-1/B-2 Visum kann sinnvoll sein, wenn die Reise sowohl geschäftlicher als auch touristischer Art sein soll.
B-1 eignet sich für verschiedenste geschäftliche Zwecke, wie Vertragsverhandlungen, Konferenzen, Messen, Montagetätigkeiten oder Wissensaustausch und Forschung. Das Entgelt für die Tätigkeiten darf aber nie von amerikanischer Seite stammen, sondern nur vom deutschen Arbeitgeber gezahlt werden. Es empfiehlt sich, bei der Einreise entsprechende Nachweise mitzuführen (beispielsweise Vertragsunterlagen oder Erklärungen).

Wer zum Handeln oder für Investmenttätigkeiten in die USA reist, braucht unter Umständen ein E-1/E-2 Visum (Treaty Trader und Treaty Investor Visa). Dieses Visum ist an komplexe Bedingungen geknüpft, über die sich Geschäftsreisende vorab gut informieren sollten.
Wird man vom heimischen Arbeitgeber in eine amerikanische Tochtergesellschaft versetzt, wird ein L-1 Visum (Intracompany Transferees) benötigt. Auch das ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft.
Das H-1B Visum kann für hochspezialisierte Arbeitskräfte der richtige Weg sein.
Für ein Praktikum in den USA kommt das J-1 Visum (Exchange Visitor Visa) in Betracht. Es dient der praktischen beruflichen Bildung und ist ein spezielles Visumsprogramm der German American Chamber of Commerce (GACC).

Hilfe im Visa-Dschungel
Bei beruflichen Reisen die richtigen Unterlagen vorweisen zu können, ist sehr wichtig, aber nicht immer einfach. Das gilt gerade für Sonderfälle oder wenn eventuell Angehörige mitreisen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte rechtzeitig vorab verlässlich Auskünfte einholen. Botschaft und Konsulate der USA in Deutschland sind dafür die richtigen Ansprechpartner. Hier in Bayern ist das US-Konsulat in München die nächstgelegene Anlaufstelle.

Informationen zu Visa-Fragen erteilt außerdem der amerikanische Visa-Informationsdienst.