Hinweisgebersystem – Tipps für Unternehmen!

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Bei einem Hinweisgebersystem handelt es sich um eine zentrale Anlaufstelle für Interne und Externe, die die Chance bietet, potenzielle Verstöße zu erkennen. Das System ist Teil des wirksamen Compliance-Management-Systems. Somit können Hinweise jeglicher Art gemeldet und bearbeitet werden, um die Aufklärung eines Sachverhaltes zu ermöglichen. 

Das System umfasst darüber hinaus eine IT-Lösung, die die Meldung der Hinweise erleichtert und die lückenlose Dokumentation der Prozesse gewährleistet. Die Rechte und Pflichten setzt das Unternehmen in Leitfäden und Richtlinien fest. 

Die Hinweisgeber werden als “Whistleblower” bezeichnet. Dabei kann es sich um eigene Mitarbeiter sowie Kunden, Geschäftspartner oder Stakeholder handeln. Seit 2019 greift die EU-Whistleblower-Richtlinie, die das Europäische Parlament und der Rat am 23. Oktober 2019 erließen. Das Gesetz schützt Personen, die Verstöße melden. 

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Als Faustregel gilt: Unternehmen im privaten und öffentlichen Sektor, die mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen, müssen laut Gesetz ein Hinweisgeberschutzsystem (eine Meldestelle) einrichten.

Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen: 

• Das Unternehmen muss Verfahren und Kanäle einrichten, um interne Meldungen entgegenzunehmen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. 
• Der Hinweisgeber und Dritte, auf die sich die Meldung bezieht, unterliegen einem Identitätsschutz. 
• Die Meldungen durch Interne und Externe müssen schriftlich und mündlich erfolgen können. 
• Alle Meldungen müssen dokumentiert werden. 
• Das Unternehmen muss dem Whistleblower den Empfang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen bestätigen. 
• Die Rückmeldung muss in einem Zeitraum von drei Monaten erfolgen. 
• Das Unternehmen muss Maßnahmen einleiten, um den Whistleblower zu schützen. So darf er weder eingeschüchtert noch fristlos gekündigt werden. Auch eine Rufschädigung ist gesetzeswidrig. Die Meldung darf sich also nicht negativ auf seine Karriere auswirken. 
• Die nationalen Gesetzgeber dürfen Ausnahmen einführen und weitere Regelungen ergänzen. 

Welche Vorteile hat ein Hinweisgebersystem für Unternehmen?

Seit der Einführung der Hinweisgebersysteme wird der Großteil der Vergehen von internen Mitarbeitern aufgedeckt. So konnten bisher zahlreiche Missstände aufgeklärt und entsprechende Folgemaßnahmen eingeleitet werden. 

Ein Hinweisgebersystem bietet dabei folgende Vorteile: 

• Mit einem Hinweisgebersystem erkennen Unternehmen Missstände, die andernfalls unentdeckt blieben. 
• Indem Missstände aufgedeckt werden, vermeiden Unternehmen finanzielle Schäden wie Strafzahlungen, Verkaufseinbußen, Aktienschwankungen oder Gerichtskosten. 
• Das Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass das Unternehmen negativen Pressemeldungen vorbeugt, glaubwürdig erscheint und das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern gewinnt. 
• Fehler und Schwachstellen werden durch Hinweisgeber erkannt. So optimieren Unternehmen ihre Prozesse und erhalten ihre Wettbewerbsfähigkeit. 
• Betrugsfälle können durch ein Hinweisgebersystem aufgedeckt werden. Dieser Umstand dient zudem der Abschreckung. 

Wie informiere ich Mitarbeiter über das Hinweisgeberschutzgesetz?

Whistleblower müssen Hinweise zu Verstößen mündlich und schriftlich bei dem jeweiligen Unternehmen einreichen können. Auf Wunsch sollte dies auch persönlich erfolgen können. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen an die Meldestelle erinnern. Dies kann beispielsweise im internen Newsletter erfolgen. 

Des Weiteren ist es von Bedeutung, feste Regelungen zum Umgang mit Hinweisen festzulegen. Die Vorgaben erleichtern es Whistleblowern, Missstände zu melden. Die Verantwortlichen profitieren außerdem von festen Vorgaben, wie mit Hinweisen zu verfahren ist und welche Maßnahmen einzuleiten sind. 

Bis zum Dezember 2023 galt eine Schonfrist für Unternehmen, die nun entfällt. Da die Implementierung eines Hinweisgebersystems komplex ausfällt, sollten sich Betriebe schnellstmöglich in die Thematik einarbeiten und entsprechende Vorbereitungen treffen. Andernfalls drohen Bußgelder. 

Unternehmen, die einen Betriebsrat aufweisen, sollten bedenken, dass die Vorbereitung eine gewisse Vorlaufzeit in Anspruch nimmt. Denn dieser kann mitbestimmen, wie das Hinweisgebersystem ausfällt. Es ist also eine Betriebsvereinbarung notwendig. In Konzernen besteht die Chance, eine konzernweite Meldestelle einzurichten. 

Das Fazit – ein Hinweisgebersystem ist Pflicht 

Unternehmen mit einer fünfzigköpfigen Belegschaft oder mehr Mitarbeitern sowie Unternehmen aus dem Finanzdienstleitungsbereich sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für Verstöße zu etablieren. Dies wird auch als Hinweisgebersystem bezeichnet und stellt sicher, dass Hinweisgeber, die sogenannten Whistleblower, keine Konsequenzen zu befürchten haben. 

Da die Schonfrist ausgelaufen ist, sollten sich Unternehmen schnellstmöglich um die Etablierung des Systems bemühen und dies offen kommunizieren. Wichtig ist, dass Betriebe mit einem Betriebsrat ausreichend Zeit für die Umsetzung einplanen. Konzerne wie ein Großkonzern können eine konzernübergreifende Lösung ausarbeiten.