Produktivität auf Arbeit steigern: Tipps & Tricks

Sprachsteuerung als smarte Lösung der Zukunft

Wer zu Hause bereits Smart Speaker nutzt oder unterwegs das ein oder andere Mal ins Smartphone spricht, um sich Notizen zu machen, kennt die Macht der Sprachsteuerung. Für das Büro gibt es ebenso praktische Möglichkeiten. So lässt sich inzwischen die ein oder andere Zeiterfassungsapp mit Sprache steuern. Damit verschwendet man nicht lange Zeiten mit Tippen und Einloggen. Einfach draufgesprochen und schon ist die Zeit erfasst. Wenn das einmal nicht effizient ist!

Vielen ist es nicht bewusst, aber auch der PC lässt sich teilweise mit der eigenen Sprache steuern. So hilft beispielsweise die Windows-Spracherkennung, Texte mittels Diktierens einzugeben oder Programme zu öffnen. So hat man beide Hände frei und kommt schneller ans Ziel.

Tools, Tools und nochmal Tools

Wir würden nicht im digitalen Zeitalter leben, wenn es nicht für alles ein Tool geben würde. Und es wäre doch schade, wenn all die praktischen Erfindungen und Entdeckungen gar nicht richtig genutzt würden. Deshalb heißt es für einen produktiven Arbeitsalltag, die Verwendung von Tools in den Vordergrund zu rücken.

Es gibt Tools für die Rechtschreibkorrektur von E-Mails, Tools für die automatische Zusammenfassung von Dokumenten, wenn es einmal schnell gehen muss, Transkription-Tools oder smarte Kalenderapps. Auch die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Mitarbeitern lässt sich durch Organisations-Tools verbessern.

All diese Anwendungen haben eines gemeinsam: Sie laufen mithilfe von K.I. und sind von überall aus abrufbar. Sei das der externe Mitarbeiter im Ausland, die Kollegin im Homeoffice oder das Team im Büro vor Ort – dank Clouds können alle flexibel und produktiv zusammenarbeiten. Abschweifende Telefonate und das langwierige Verfassen von E-Mails gehören der Vergangenheit an.

Zeitmanagementmethoden als Schlüssel zur Produktivität

Methoden für das Zeitmanagement helfen dabei, die Zeit, die einem im Büro für die Arbeit zur Verfügung steht, optimal auszunutzen. Dabei gibt es verschiedene Ansätze, die allesamt etwas anders funktionieren, jedoch das gleiche Ziel haben: einen produktiven Arbeitsalltag.

Eine beliebte Methode für Zeitmanagement ist die ALPEN-Methode. Sie hilft dabei, den ganzen Arbeitstag zu organisieren und zu strukturieren. Dabei werden auch gleich Pufferzeiten eingeplant, sodass für jedes To Do ausreichend Zeit verfügbar ist.

Ein weiteres Modell, das sich großer Beliebtheit erfreut, ist das Eisenhower-Prinzip. Hier werden Aufgaben in vier Quadranten verteilt und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet. Damit hat man einen besseren Überblick und kann produktiver arbeiten.

Schluss mit Ablenkungen und Multitasking

Viele sind ganz stolz darauf, wenn sie erzählen, dass sie Multitasking-fähig sind und somit mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen können. Wie Studien und andere Berichte zeigen, ist Multitasking allerdings gar nicht so gut, wie man ursprünglich gedacht hatte. Denn: das Gehirn ist gar nicht dazu in der Lage, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Vielmehr ist man viel schneller ausgelaugt und verliert sogar an Leistungsfähigkeit und Produktivität, wenn man Multitasking betreibt. Daher sollte diese vermeintliche Stärke, die sich inzwischen als Schwäche entpuppt hat, aus dem Arbeitsalltag gestrichen werden.

Auch Ablenkungen können sich tödlich auf die Produktivität auswirken. Wenn man immer wieder abgelenkt wird, springt das Gehirn von einer Aufgabe zur anderen – so wie beim Multitasking. Dadurch ermüdet das Gehirn schneller und die Produktivität sinkt.

In einem Büro sollten die Störquellen somit auf ein Minimum reduziert werden. Im Homeoffice ist das bereits schwieriger. Denn hier lauern Gefahren wie der Fernseher, Süßigkeiten, Mitbewohner oder das private Smartphone, das immer wieder eine Benachrichtigung anzeigt. Das kann einen effizienten Arbeitsalltag schnell zunichtemachen.